私が所属している拠点では「グループウェア」の有効活用をしています。
FacebookやLINEと同じような感覚で使用する事が出来る、グループチャットや掲示板・チーム運営に必要な機能が揃ったツールです。
今期、昨年度よりも飛躍的に営業成果を上げる事が出来ていますが、 このグループウェアを活用した事で業務の生産性が上がった事が大きな要因だと感じています。

このツールでは主に報連相の「報告」「連絡」の面で主に活用をしており、 「緊急ではないが重要なこと」を投稿し、拠点メンバーと情報共有をしています。具体的な共有事項について3点ご紹介します。

【1. 1日のスケジュール共有】
出社した際、まず自身の行動予定をグループウェアに投稿するようにしています。
頭の中の整理が出来ると同時に、当日の予定をメンバーと共有する事で 、隙間時間の有効活用や、連絡を取りやすい時間が明確になる事でより効率的に仕事が出来ます。

【2. 求人の進捗管理】
求人の進捗状況を共有する事で、メンバーがリアルタイムに状況を把握出来、状況に見合った動きを迅速に取る事が出来るので、業務の質が上がります。

【3. 事例の投稿】
その日の営業活動の中で得られた潜在ニーズやマッチング候補者の方とのやり取りを投稿する事で、成果を出すのに必要な情報がリアルタイムで共有出来ます。

結論、上記内容を行う事で時間の捻出が出来、今後の営業計画など「緊急ではないが重要なこと」に時間を割け、 より効率的・効果的に成果を生み出す事が出来ました。

グループウェアを使用し、拠点メンバーと細かく・迅速に情報共有する事で、メンバー間での業務がより円滑に進むようになったと感じていますし、事前にグループウェアで共有してから話をする事で、メンバー間の情報伝達速度が以前に比べ格段に上がったと実感しています。

例えば、拠点にお客様から「さっき生駒さんには話をしたのですが…」と電話があった場合、事前に情報共有をしておけば、お客様からは「事前に知って下さっているんですね」、内勤者は「さっき共有した情報の件だ」など、お互いが予め知っている事でより円滑な対応が出来ます。

全てがこのグループウェアで対応出来るわけではないですが、このツールを新たに使用した事で、報連相の「報」「連」や、効率的に業務を行う事の重要さを学ぶ事が出来ました。

私も営業経験2年だけなので、まだまだ勉強中の身ですが…
良いと思った事は即行動に移すようにはしています。
「思い立ったら即行動！」の精神です。

迷った時は迷わず行動！悩んだ時は悩まず行動！！何かを変えたい時は即行動！！！